Гостиничная отчетность для командированных, при выборе квартиры посуточно

Каждый человек, отправляющийся в деловую поездку или командировку, оказывается перед выбором, где остановиться в чужом городе – в гостинице или снять квартиру посуточно. С одной стороны, квартира – это максимум комфорта по выгодной цене. Здесь вы получите настоящее уединение, сможете сэкономить на питании или придерживаться диеты, так как у вас будет собственная кухня. С другой, любой командированный заинтересован в возмещении расходов на проживание, а потому с опаской относится к предложениям посуточного жилья от владельцев.

На самом деле, сложности, связанные с получением гостиничной отчетности при выборе квартиры посуточно, уже давно – скорее исключение, чем правило. Рынок краткосрочного съема жилья постоянно развивается. И нужды командированных здесь стоят далеко не на последнем месте. Вы всегда можете заранее уточнить возможность получения пакета документов для подтверждения проживания, и в большинстве случаев получите положительный ответ.

Какие документы нужны для подтверждения проживания

Лучше всего уточнить перечень необходимых документов в бухгалтерии организации, которая будет оплачивать поездку, так как требования могут немного отличаться друг от друга. Но есть и общая для всех гостиничная отчетность, которую арендатор имеет право требовать. Этот перечень зависит от того, снимаете вы квартиру у частного владельца или организации.

 Индивидуальный предприниматель или компания (ООО) по запросу жильца обязаны предоставить:

• Договор краткосрочной аренды жилья, в котором должна быть указана сумма оплаты и срок аренды. Договор заключается в соответствии со ст. 671 ГК РФ и ст. 30 ЖК РФ.
• Акт выполненных работ. Предоставляется арендатору после окончания периода проживания. Подтверждает, что услуга была предоставлена.
• В случае наличной оплаты – кассовый чек с QR–кодом в бумажном виде, а также его электронную копию в смс или на email в соответствии с обновлениями в 54-ФЗ.

Онлайн чеки и печатные копии с QR-кодом используются в обязательном порядке. При этом электронная копия считается полноценным чеком, ее можно будет использовать в случае, если бумажный чек утерян или станет нечитабельным. Командированным лучше просить сбросить чек на email, так как в этом случае можно распечатать полноценный документ, который примет бухгалтерия. В СМС-варианте сведения передаются кратко, такие чеки больше подходят для покупок в магазинах.

Если владельцем жилья оказывается физическое лицо, не зарегистрированное в качестве ИП, для подтверждения проживания и возмещения расходов бухгалтерией нужно получить:

• Копию ИНН владельца квартиры;
• Копию свидетельства о регистрации квартиры;
• Договор аренды жилья, заключаемый между двумя физическими лицами, в котором будет обязательно присутствовать сумма оплаты и срок проживания;
• При оплате наличными – расписку о получении средств, подписанную владельцем жилья.

После предоставления документов бухгалтер организации, которая оплачивает командировку, либо другой сотрудник, может позвонить владельцу жилья, используя контакты в договоре, и, таким образом, проверить точность и достоверность предоставленных документов.

Возмещение проживания без подтверждающих документов

Иногда командированный оказывается в ситуации, когда он по тем или иным причинам не сумел получить документы, подтверждающие проживание. Но ведь очевидно, что человек где-то все это время жил. А потому в подобных случаях чаще всего представители организации уточняют средние цены на квартиры посуточно в регионе, и определяют компенсацию проживания «по среднему». При этом часто сумма целенаправленно занижается и оказывается заметно ниже реальных расходов. Бороться с этим практически невозможно, даже в суде далеко не всегда удается защитить свои права и получить возмещение ущерба.

А потому лучше всего перед командировкой:

1. Выбрать квартиру посуточно на сайте частной гостиницы или в сервисе подбора жилья;
2. Связаться с владельцами квартиры или их представителями, уточнить все вопросы, связанные с получением документов (если этой информации нет на сайте);
3. Спокойно ехать в деловую поездку с четким пониманием: жилье ждет, документы будут.

Успешных вам командировок и приятных путешествий!